DAM : bénéfices et défis de la gestion des actifs numériques – LeMagIT

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Les systèmes DAM (Digital Asset Management) sont des logiciels d’entreprise qui permettent de stocker, de classer et de diffuser des photos, des vidéos et tout autre contenu multimédia. Ils gèrent ces ressources numériques des organisations à des fins spécifiques, notamment pour veiller à la cohérence de l’identité de marque ou accélérer la production de contenus destinés aux campagnes publicitaires.
Un DAM permet donc de mettre en place un référentiel partagé et de classer les actifs numériques avec des termes descriptifs et des métadonnées, pour en faciliter la recherche et la récupération.
Les systèmes de ce type proposent des API assurant leur intégration à des services connexes, ainsi que l’automatisation de la création et de la diffusion des ressources sur différents points d’accès multicanaux. Ils sécurisent également l’accès aux ressources en accordant l’accès uniquement aux personnes ayant les droits appropriés pour créer, lire, modifier ou supprimer des éléments.
Garantir une source unique de vérité. Un DAM est plus qu’un simple outil de partage en réseau de fichiers multimédias (EFSS, FTP ou NAS). Un DAM permet de réutiliser les ressources numériques et tient lieu de système d’archivage.
Les responsables marketing et leurs partenaires n’ont plus besoin de chercher dans différentes collections en ligne ni d’organiser des shootings photo personnalisés pour leurs supports spécifiques. En effet, tous les acteurs du marketing et de la communication peuvent désormais incorporer dans leurs projets des photos et des vidéos issues d’un DAM unique et centralisé, avec l’assurance que le contenu a été validé par un responsable de l’équipe de création pour sa diffusion, et qu’il est à jour et conforme à l’identité de la marque.
Simplifier le travail en équipe. Les campagnes publicitaires sont réalisées par une équipe de créatifs composée, entre autres, de concepteurs, photographes, vidéastes ou éditeurs chargés de produire des expériences autour de la marque.
Un DAM offre des services numériques optimisés pour le travail des équipes créatives, à partir d’un référentiel partagé. En outre, il contribue à réduire le temps que les concepteurs et les éditeurs perdent en tâches administratives (recherche de fichiers ou passage de relais d’une étape de production à l’autre).
Monétiser la chaîne logistique multimédia. Les actifs numériques ont une valeur commerciale, notamment les droits de licence pour les photos d’archives, le branding associé aux images et sons d’une vidéo, ou les informations essentielles figurant sur les étiquettes de produits. Les entreprises consacrent beaucoup de temps et d’efforts à préserver l’identité de leur marque, leur image et leur contenu de valeur.
Un système DAM permet d’effectuer un suivi de l’utilisation des ressources numériques dans les organisations. C’est un aspect essentiel pour la gestion des droits numériques : il s’agit de déterminer si les actifs disposent de licences d’utilisation dans des zones géographiques données, de connaître les droits requis et de savoir à qui les payer. Il est également important pour suivre l’engagement client et les audiences, notamment en mesurant la popularité d’un contenu selon différents scénarios, ce qui permet aux spécialistes marketing d’identifier les ressources optimales pour véhiculer leur message. Il sert aussi à générer des métriques et des insights précieux pour l’élaboration d’expériences numériques.
Le Digital Asset Management nécessite un investissement initial en temps et en ressources, entre autres inconvénients.
Catégories et métadonnées. Un DAM associe des libellés (tagging) aux ressources selon différentes catégories. Il peut s’agir de descriptions, par exemple l’attribution de noms aux objets des images ou l’identification de scènes dans des extraits vidéo. D’autres libellés renseignent sur le contexte, comme la date, l’heure et la localisation des photos, ou les variantes en langage naturel et les résolutions d’affichage des vidéos.
Pour identifier les catégories et les métadonnées pertinentes, le DAM s’appuie sur une architecture des données bien définie. Les organisations agiles doivent continuellement affiner et mettre à jour ces catégories à mesure que leurs activités évoluent.
Processus métier. Le Digital Asset Management a pour vocation de structurer la façon dont les utilisateurs créent et utilisent les ressources numériques au sein d’une organisation. Or de nombreuses activités liées à la création et au marketing sont souvent impromptues et visent à résoudre rapidement les blocages opérationnels.
Les responsables devront donc évaluer les activités créatives et identifier les goulots d’étranglement pour lesquels un DAM peut générer un retour sur investissement substantiel. Ils devront ensuite redéfinir les processus et gérer les changements opérationnels afin de s’assurer que les équipes créatives et opérationnelles s’adaptent aux nouvelles méthodes de travail.
Expériences numériques. Les ressources numériques entrent de plus en plus en jeu dans la création d’expériences en ligne. Par exemple, les équipes marketing des partenaires ont besoin de vidéos personnalisées pour rester concurrentielles et pertinentes. Les fonctionnalités d’un DAM doivent s’adapter à l’évolution rapide des besoins de l’entreprise pour la gestion de ses contenus multimédias et la production d’expériences numériques appropriées.
D’autre part, les équipes IT doivent intégrer les fonctionnalités DAM dans leurs architectures et gérer les risques techniques liés à l’intégration de ressources dans leurs processus métier.
Les DAM offrent des fonctionnalités essentielles pour les initiatives de transformation numérique où les images, vidéos et autres types de contenus multimédias jouent un rôle crucial pour la réussite de l’entreprise.
Cependant, que le logiciel DAM soit une plateforme dédiée ou que ses fonctionnalités soient intégrées à une plateforme d’expérience numérique, les organisations doivent se préparer aux défis qui accompagnant son adoption.
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